Digitalizace českých úřadů dostává nový harmonogram. Povinnost používat výhradně atestované elektronické systémy spisové služby se podle aktuálního návrhu Ministerstva vnitra nemá spustit najednou v roce 2027, ale postupně. Pro úřady to znamená více času na přípravu, nikoli však důvod přípravu odkládat.
Od kdy bude povinnost platná
Ministerstvo vnitra navrhlo rozfázovat náběh nové povinnosti tak, aby bylo možné bezpečně a stabilně zavést související informační systémy. Pokud návrh projde legislativním procesem, začnou ústřední správní úřady využívat výhradně atestované systémy od ledna 2029. Oproti původnímu plánu, podle kterého měla povinnost platit už od ledna 2027, jde o posun o dva roky.
O rok později se má povinnost rozšířit na ostatní veřejnoprávní původce (například další státní orgány, kraje a obce s rozšířenou působností).
Odklad proto není zastavení změny, ale spíše delší časový prostor pro její lepší zvládnutí. Úřady budou muset prověřit své současné řešení, vybrat vhodného dodavatele, připravit migraci dat a proškolit zaměstnance. Právě tyto kroky bývají v praxi náročnější než samotné nasazení nového softwaru.
Přechod, který se nevyplatí nechávat na poslední chvíli
Elektronická spisová služba zasahuje do každodenního chodu úřadu, ovlivňuje práci zaměstnanců i bezpečnost spravovaných informací. Dobře zvolený systém proto musí splňovat legislativní požadavky a zároveň být srozumitelný pro lidi, kteří s ním budou denně pracovat.
Moderní eSSL řešení pomáhají s migrací dat, nastavením procesů i přehlednou správou dokumentů. Úřadům tak mohou ušetřit čas, snížit riziko chyb a usnadnit přechod na nový režim.
ICZ má atestované řešení připravené už dnes
Mezi dodavateli, kteří už procesem atestace prošli, je společnost ICZ. Produkt ICZ e-spis® získal atest elektronického systému spisové služby a uvádí ho i oficiální seznam vydaných atestů České agentury pro standardizaci.
„Získání atestu pro ICZ e-spis® vnímáme jako potvrzení naší dlouhodobé strategie dodávat řešení, která jsou uživatelsky přívětivá a plně v souladu s legislativním prostředím,“ uvádí Antonín Drahovzal ze společnosti ICZ.DMS a. s.
Pro instituce, které chtějí mít přechod pod kontrolou, je včasná příprava výhodou. Nový harmonogram sice dává více času, ale spolehlivé a ověřené řešení se vyplatí vybírat dříve, než se z odkladu stane další termín pod tlakem.
