Stres, únava, zdravotní problémy. Špatná organizace práce a přepínání sil mají na lidské tělo zničující dopady. Mnohdy přitom stačí naslouchat vnitřním hodinám a život plánovat podle nich. "Nejsme stroje, abychom se mohli po celých osm hodin plně soustředit jenom na práci," říká v rozhovoru pro časopis FAKTOR SOUKUP Roman Urban ze společnosti Déhora zabývající se plánováním pracovních sil s využitím moderních vědeckých poznatků.
Během osmi hodin v kanceláři se zaměstnanec skutečně věnuje práci pouhé tři hodiny. Přesněji 2,53. Vyplývá to z průzkumu společnosti Vouchercloud, provedeného v Británii. Co lidé dělají těch zbývajících pět hodin?
Tento průzkum byl proveden přibližně na dvou tisících zaměstnancích. Možná to byly právě osoby, které skutečně nic moc dělat nemusely, a proto měly čas odpovídat na otázky. Tato data bych tedy bral s určitou rezervou. Obecně ale z šetření vyplývá, že lidé tráví zbývající čas v zaměstnání na sociálních sítích, telefonováním, psaním SMS, přípravou a konzumací jídla a také třeba hledáním nové práce. K dispozici máme ještě jiná data, průzkum společnosti Scoro, která mně přijdou reálnější. Podle nich jsou v běžné osmihodinové pracovní době ty neproduktivní hodiny tři.
Je to v Česku podobné?
Podle mě ano, nevidím důvod, aby tomu bylo jinak.
Čím si to vysvětlit? Jsou zaměstnanci líní, neboje celý problém složitější?
Je vědecky podloženo, že velmi významnou roli hrají lidské biorytmy, jakési naše vnitřní hodiny, z nichž bych zmínil především dva - cirkadiánní a ultradiánní. První z nich se týká střídání lidské aktivity a spánku, druhý říká, že lidské tělo pracuje v určitých cyklech, které se víceméně pravidelně střídají. Zkrátka nejsme stroje, abychom se mohli po celých osm hodin plně soustředit jenom na práci.
Jaká pracovní doba je z hlediska efektivity i s ohledem na lidský komfort ideální?
To je těžká otázka, záleží na konkrétních profesích. Pokud se ale podíváme na různé průzkumy, které se zabývají subjektivními pocity únavy, vyplývá z nich, že prvních šest hodin práce je lidský organismus relativně čerstvý. Po šesti hodinách však přichází únava a exponenciálně roste. Vezmeme-li tedy v potaz tyto studie, zdá se ideální šestihodinová pracovní doba. S každou další hodinou toho člověk udělá méně a méně. Tyto závěry ostatně dokládají již zkušenosti ze středověku.
Povídejte.
Ve středověkých dolech se pracovalo nonstop, čtyřiadvacet hodin denně. Panovník či majitel dolu toho chtěl logicky vytěžit co nejvíce. A už tehdy tam byla šestihodinová pracovní doba. Zkoušely se i jiné varianty - dvě dvanáctihodinové směny, tři osmihodinové. Ukázalo se však, že čtyři party, jež se střídají po šesti hodinách, toho vytěží nejvíce.
Co se tedy nabízí? Zkrácení pracovní doby, nebo nějaká další řešení?
Když už takové poznatky máme, byla by škoda je nevyužít. Mohou pomoci k lepšímu výkonu v práci i spokojenosti v soukromém životě. Třeba tak, že budeme více pracovat s vlastním chronotypem, který má každý člověk jiný a jenž vyjadřuje chvíle, kdy je naše výkonnost nejvyšší a kdy naopak stagnuje. Pokud člověku jeho zaměstnání umožní rozkládat si úkoly do těchto efektivních úseků, pravděpodobně toho udělá více i za kratší dobu, než je běžných osm hodin.
Je tedy důležité co nejlépe sladit práci a vlastní vnitřní hodiny?
Přesně tak. V opačném případě to může mít z dlouhodobého hlediska i negativní dopady na lidské zdraví. Když máte most o stanovené nosnosti deset tun a přejedete po něm jedenáctitunovým autem, nemusí se hned nic stát. Když to ale budete dělat delší dobu, ten most pravděpodobně spadne. Stejné je to s lidským zdravím. Mimochodem, lékaři už například zjistili, že biorytmy mají vliv i při léčbě. Ukázalo se třeba, že v určitých časových fázích je chemoterapie u pacientů s rakovinou až o deset procent účinnější, než když jsou tyto látky aplikovány v jinou dobu.
Jak ale v praxi dosáhnout souladu, když se chronotypy různých lidí liší? Těžko je tedy možné, aby třeba ředitel firmy nařídil, že klíčové úkoly budou všichni řešit od devíti do jedenácti hodin dopoledne.
Samozřejmě, ne pokaždé to jde úplně ideálně, ale vždy je dostatečný prostor jít vhodnému řešení naproti. Klasický příklad je škola. Vyučování u nás většinou začíná v osm ráno, ačkoli je dokázáno, že převažující část dětí a mladistvých má chronotyp sovy a takhle brzy není jejich organismus připraven podat odpovídající výkon. Proč tedy neposunout začátek školy na devátou? Nevidím v tom problém. Ukazuje se, že mnoho dětí bylo opakovaně považováno za líné jenom proto, že měly odlišný chronotyp. Třeba písemku, kterou dopoledne pokazily, odpoledne zvládaly daleko lépe.
Lze takové poznatky využít v pracovní praxi?
Určitě, třeba při plánování směn a jejich rotaci. Ranní, odpolední a noční směny se často střídají nahodile, což není pro organismus dobré. Správné je vzít alespoň částečně v potaz preference konkrétního člověka a sestavit tento režim pravidelně tak, aby si na to jeho organismus co nejlépe zvykl. Jistě, ne vždy to jde stoprocentně, lze se tomu ale alespoň přiblížit.
Prosazujete myšlenku vlastního plánování pracovní doby zaměstnanci. Zní krásné, může to ale skutečné fungovat? Dát lidem absolutní volnost je přecejen hodné riskantní.
Koncept samoplánování určitě není o tom, že lidé dostanou absolutní volnost. Má svá pravidla, která se mohou kromě konkrétních podmínek měnit. Jde o to, že zaměstnanci dostanou možnost podílet se na plánování vlastní pracovní doby, třeba na tvorbě rozpisu směn.
Dovedu si představit, že pracovní dobu si může flexibilně plánovat třeba pojišťovák, který objíždí klienty a do jisté míry je pánem svého času. Co ale třeba lékaři, policisté, zaměstnanci továren, kde musí být zajištěn nepřetržitý provoz?
Ano, například pojišťovák si může práci skutečně do značné míry plánovat sám podle sebe, zatímco lékař ve směnném provozu takovou možnost nemá. Bude-li však u něho v nemocnici fungovat koncept samoplánování, dostane šanci vytvořit si vlastní rozpis směn, v němž maximálně vyjádří své preference. Vše funguje vícekolově. Je jasné, že když si takový rozvrh udělá každý, některé směny budou přeplněné a jiné nenaplněné.
Jak to vypadá v praxi?
V prvním kole si zaměstnanec sestaví ideální rozvrh přesně podle svých představ. V dalším kole je potřeba kompromis a každý musí udělat určité ústupky. V poslední fázi to vše doladí někdo, kdo je za celý proces zodpovědný. Zásadní ale je, že podle dosavadních poznatků a zkušeností se váš původní rozpis změní o dvacet procent. Z osmdesáti procent tedy pracujete podle svých představ.
Odkud koncept samoplánování pochází?
Poprvé se v praxi vyzkoušel už v osmdesátých letech minulého století ve zdravotnickém systému Spojených států - konkrétně u sester. Měly náročné směny a pracovaly mnoho hodin, dostaly proto možnost výrazněji zasáhnout do plánování své práce. Vše se osvědčilo a začalo zdokonalovat, poté myšlenku samoplánování převzala Velká Británie a skandinávské státy. Do České republiky jsme tento proces přivedli loni z Nizozemska.
Jak se u nás tento přístup ujal?
V menších firmách, kde není tolik zaměstnanců, nejde o nic nového. Lidé se tam mezi sebou přirozeně domluví a většinou si vyjdou vstříc. Ve velkých společnostech se stovkami zaměstnanců u nás však, pokud vím, nic podobného stále neexistuje. Jsme na začátku a lidé se s tímto systémem teprve seznamují.
Co je největší překážkou?
Například že lidé koncept neznají a nedokážou si představit, jak by vůbec mohl fungovat. A pak také skutečnost, že někteří prostě nechtějí ztrácet čas a sílu nějakou změnou. To je případ managementu, ale i zaměstnanců samých. Jsou zvyklí na zajetý systém a obávají se, co ten nový přinese.
Jak se zavedení samoplánování dotkne firem?
Jde pouze o změnu dosavadní organizace. Není nutné například upravovat počty zaměstnanců, počítat s náklady navíc. De facto postačí speciální software, jehož prostřednictvím se plánování směn provádí.
Zahrajme si na proroky: Jak se změní organizace práce během příštích deseti let?
Už delší dobu je zřetelný trend změnit orientaci z masového způsobu řízení na individuální přístup. Dát lidem větší volnost, více vyjít vstříc jejich požadavkům - zkrátka orientace na flexibilitu a work-life balance, tedy vyvážení soukromého a pracovního života. Takové trendy budou určitě pokračovat a prosazovat se stále více.
A co délka pracovní doby?
V příštích deseti letech vidím jako reálné její zkracování, ale spíše v podobě nových státních svátků nebo dodatečné dovolené. Z pohledu jednoho dne se podle mě pracovní doba výrazně nezmění.
Pracujete sám podle svých vnitřních hodin?
Ano. Mám to štěstí, že si svou práci mohu do značné míry plánovat, a využívám toho. Když je potřeba, pracuji večer, pokud nestíhám, sednu k počítači i o víkendu. A naopak ve všední den si klidně zasportuji. Hranice mezi tím, kdy jsem a nejsem v práci, se téměř stírají, což mi maximálně vyhovuje.
