Když jedete na dovolenou, jste nemocní a nemůžete nebo nechcete být dosažitelní e-mailem, je automatická odpověď, že jste mimo pracoviště, užitečná pro vaše kontakty, aby zbytečně nečekaly na vaši odpověď. Automatická odpověď je stručný text, který obsahuje nejdůležitější informace: Jak dlouho budete mimo dosah, kdy mohou vaše kontakty očekávat odpověď, (případně) jaká je příčina vaší nepřítomnosti a, je-li to potřeba, osobní poznámka. Odkaz na jinou e-mailovou adresu, např. na někoho z vašich kolegů, je v případě potřeby také užitečný.
Pro jistotu: Automatická odpověď je standardní součástí kvalitní e-mailové komunikace. Může být nastavená automaticky vaším provozovatelem e-mailové služby nebo programem - nezapomeňte si ji však po návratu vypnout!
To, co má být obsahem automatické odpovědi, záleží na kontextu. Zatímco některé společnosti očekávají formální odpověď, jinde je běžné odlehčit text osobními vsuvkami. Z principu však automatická odpověď nemá být personalizovaná - je přece automatická. Jak se často stává, nejde o to, co řeknete, ale jak to řeknete. Nakonec, nechcete přece naštvat nebo urazit někoho, kdo vás chce kontaktovat.
Samozřejmě se vždy u tvorby automatické odpovědi můžete spolehnout na šablony a příklady. Jak však vytvořit výbornou automatickou odpověď?
Automatická odpověď: Krok za krokem
Nadpis
V nadpisu se většinou píše pouze "Automatická odpověď". Takto každý okamžitě po doručení odpovědi ví, že nejste dostupný.
Pozdrav
Začněte automatickou odpověď pozdravem. Můžete také poděkovat za přijatou zprávu. Kombinace obou prvků je také v pořádku.
Příklady:
Vážená paní, vážený pane, ...
Děkuji za Vaši zprávu!
Zdravím Vás a děkuji za Váš e-mail!
Dostupnost
Ve druhém řádku textu byste měli napsat nejdůležitější informaci: čas, kdy vás opět bude možné zastihnout, a důvod vaší nepřítomnosti. Pokud budete pryč na dobu předem neurčitou, stačí pojmenovat příčinu absence. Informace o tom, kdy budete opět dostupní, zanechává lepší dojem než určení délky doby nepřítomnosti.
Příklady:
Momentálně jsem na dovolené. Vaší zprávě se budu věnovat po mém návratu v pondělí, DD/MM/RRRR, hh:mm.
V kanceláři budu opět v pondělí, DD/MM/RRRR, hh:mm.
Bez přeposílání
Pokud vaše e-maily nebudou přeposílány nebo sledovány kolegou, je to důležitá informace, o kterou je třeba se podělit. V závislosti na klientele může být užitečné také uvést důvod nebo nad tím vyjádřit lítost.
Příklady:
Vaše zpráva nebude automaticky přeposlána.
Kvůli zachování důvěrnosti nebude Vaše zpráva automaticky přeposlána.
Prosím Vás o pochopení, protože Vaše zpráva nemůže být přeposlána.
Postoupení
Jestli vás zastupuje kolega, můžete nasměrovat váš kontakt na jeho e-mailovou adresu a/nebo telefonní číslo. Můžete požádat, aby byla tato možnost využita pouze v urgentních případech, čímž odfiltrujete méně významné záležitosti.
Příklady:
Můžete se s jakýmikoliv požadavky obrátit na KOLEGU: colleague@example.com.
V urgentních případech můžete kontaktovat mého KOLEGU: colleague@example.com
V urgentních případech prosím zavolejte na toto číslo: XXXX.
Závěr
Můžete vaši zprávu ukončit jednoduchým závěrem. V automatické odpovědi je však také naprosto běžné závěr úplně vynechat.
Příklady:
Děkuji,
JMÉNO
S přáním všeho dobrého / S pozdravem / Se srdečným pozdravem,
JMÉNO
Přehled: Jednotlivé časti s příklady
Personalizované poznámky - Automatická odpověď šitá na míru
Vaše automatická odpověď nemusí být až tak formální jako ve výše uvedených příkladech. V mnoha oblastech můžete například oslovovat zákazníky více uvolněně a srdečně. Platí to zejména při komunikaci mezi kolegy, když je vaše e-mailová komunikace omezená pouze na komunikaci uvnitř firmy a nikdo jiný si vaši zprávu i tak nepřečte. Dokonce i u mnoha obchodních partnerů je běžné použít "rychlou" odpověď. Ukážeme vám, jak můžete personalizovat svoji automatickou odpověď a které části byste měli vynechat.
Personalizovaná automatická odpověď: Co můžete udělat
Co se stylu týče, musíte se sami rozhodnout, co se hodí v případě vaší společnosti. Nezapomeňte, že vaši nadřízení mohou dostat tu stejnou automatickou odpověď jako kolegové, se kterými máte přeci jen uvolněnější vztah. Přistupujte proto k těmto nápadům opatrně.
Personalizovaná automatická odpověď: Co byste měli vynechat
Automatické odpovědi jsou v zásadě formální. Některými stylistickými prostředky byste mohli přestřelit. Ukážeme vám, kterým chybám byste se měli rozhodně vyhnout.
Automatická odpověď: Šablony
Všeobecná formální automatická odpověď
Vážená paní, vážený pane, ...
Děkuji za Váš e-mail! Jsem momentálně na dovolené a opět budu v kanceláři dne DD/MM/RRRR.
Kvůli zachování důvěrnosti nebude Vaše zpráva automaticky přeposlána. V urgentních případech můžete kontaktovat mého KOLEGU: colleague@example.com
S přáním všeho dobrého,
JMÉNO
Formální automatická odpověď s odkazem na kolegu pro zákazníky
Dobrý den,
děkuji za Vaši zprávu! Momentálně jsem na dovolené a nemám přístup k e-mailu. Můžete se mi ozvat, až se vrátím, tedy DD/MM/RRRR. Do té doby mě zastupuje moje KOLEGYNĚ. Můžete ji kontaktovat e-mailem (colleague@example.com) nebo telefonicky (XXX-XXXX) - ráda Vám pomůže. Děkuji za pochopení.
S pozdravem, JMÉNO
Neformální automatická odpověď pro kolegy
Milí kolegové,
Pokud čtete tuto zprávu, jsem na dovolené. Nebojte se - přijdu DD/MM/RRRR. Než přijdu, KOLEGYNĚ (colleague@example.com) laskavě souhlasila s tím, že mě bude zastupovat. Prosím, kontaktujte ji v urgentních případech.
Přeji všem hodně zdraví! Něco Vám z Argentiny dovezu - slibuji!
Na brzkou viděnou,
JMÉNO
Neformální automatická odpověď pro klienty
Vážený kliente,
Děkuji za Vaši zprávu! Momentálně jsem na dovolené a vrátím se DD/MM/RRRR. Bohužel, do té doby nebudu mít přístup k e-mailu. Prosím, v urgentním případě neváhejte kontaktovat moji kolegyni JMÉNO (colleague@example.com). Vaše zpráva nebude automaticky přeposlána. Děkuji za pochopení.
Těším se na opětovné setkání.
S pozdravem, JMÉNO
Rizika spojená s používáním automatické odpovědi
Používání automatické odpovědi je součástí obvyklé profesionální elektronické komunikace. Je však potřeba dvakrát se zamyslet nad tím, jaké informace sdílíte ve své automatické odpovědi.
Čím dál častěji se stává, že informace, které sdílíte, zneužívají kriminálníci. Mohli by například zneužít tuto informaci s cílem vkrást se do kanceláře nebo k Vám domů. Navíc automatická odpověď znamená velkou výhodu pro odesílatele spamů, kteří posílají zprávy tisícům náhodně vygenerovaných e-mailových adres, přičemž automatická odpověď poslouží jako filtr, pomocí kterého zjistí, které adresy opravdu existují.
